Bestyrelsesmanual

RIBE GOLF KLUB
Bestyrelsens forretningsorden

1. Ansvarsfordeling
På det første ordinære bestyrelsesmøde efter den ordinære generalforsamling fordeles de enkelte bestyrelsesmedlemmers ansvarsområde.

2. Bestyrelsesmøder
Bestyrelsen afholder mindst 4 bestyrelsesmøder om året afpasset efter behov.

Formanden har ansvaret for indkaldelse til møderne via bestyrelsens sekretær.

Bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsessuppleant og golfmanager deltager i bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsessuppleant og golfmanager har ikke stemmeret på bestyrelsesmøderne.

Særligt sagkyndige kan inviteres til bestyrelsesmøderne efter behov.

3. Mødeindkaldelse
Med mindst 10 dages varsel indkaldes input/forslag til behandling på bestyrelsesmøderne.

Med mindst 5 dages varsel udsendes endelig dagsorden med underbyggende materiale.

Varslerne kan dog nedsættes, såfremt særlige forhold gør det nødvendigt.

4. Dagsorden
Dagsorden og underbyggende materiale udarbejdes af formanden i samråd med bestyrelsens sekretær.

Dagsorden skal som minimum indeholde følgende punkter:

• Opfølgning af referat fra sidste møde.
• Status for de enkelte ansvarsområder.
• Status fra klubbens golfmanager.
• Indkomne forslag.
• Næste møde.
• Eventuelt.

5. Mødeafholdelse
Møderne ledes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Møderne afholdes i Ribe Golf Klub eller et andet sted efter nærmere aftale.

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når blot 4 bestyrelsesmedlemmer er til stede. Den træffer sine beslutninger
ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

6. Referater
Bestyrelsens sekretær udfærdiger referat fra alle bestyrelsesmøder indeholdende oplysninger om tid, sted, deltagere og beslutninger.

Bestyrelsens sekretær udsender referat senest 7 dage efter mødets afholdelse til bestyrelsens medlemmer, bestyrelsessuppleant og golfmanager. Hvis der er bemærkninger til referatet meddeles dette senest 2 dage efter modtagelsen via mail til bestyrelsens sekretær. Hvis man ikke lader høre fra sig, betragtes det som en godkendelse af referatet, hvorefter referatet lægges på klubbens hjemmeside.

Bestyrelsens sekretær skal sikre, at et eksemplar af alle referater bliver opbevaret i klubbens arkiv.

7. Bestyrelsens ansvar
Bestyrelsen har det overordnede ansvar for klubbens anliggender og skal sørge for, at der er en forsvarlig organisation tilstede i klubben til at varetage driften.

Bestyrelsen er ansvarlig for at klubben ledes og drives i henhold til klubbens vedtægter og beslutninger taget på ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger, herunder udviklingen af klubben.

Bestyrelsen skal fastlægge de retningslinjer og anvisninger, der skal gælde for klubbens golfmanager samt føre tilsyn med, at udførelse af managerfunktionen foregår på forsvarlig måde i overensstemmelse hermed.

Bestyrelsen skal assistere golfmanager i udførelse af manager funktionen, idet den definerer de enkelte bestyrelsesmedlemmers ansvarsområder således, at golfmanager ved, hvem der er kontaktperson.

Bestyrelsen kan ansætte eller afskedige personale og meddele specialfuldmagter samt prokura.

8. Daglig ledelse
Golfmanager har den daglige ledelse af Ribe Golf Klub og repræsenterer i dagligdagen klubben udadtil.

Golfmanager varetager den daglige ledelse efter gældende retningslinjer og refererer til bestyrelsen.

Golfmanageren har den daglige kontakt til:

• Greenkeepere
• Klubbens udvalg
• Klubber i klubben
• Interessenter

Den baneansvarlige greenkeeper indgår i det daglige ledelsesteam sammen med golfmanager.

Den baneansvarlige greenkeeper leder og fordeler arbejdet blandt de ansatte banemedarbejdere.

Større investeringer og reparationer forelægges forretningsudvalget, der rapporterer til bestyrelsen.

Golfmanager og greenkeeper drager i fællesskab omsorg for den daglige kommunikation vedrørende aktiviteter og arbejde på og omkring Ribe Golf Klubs anlæg samt løbende budgetopfølgning sammen med baneudvalgsformanden.

9. Golfmanagers deltagelse i bestyrelsesmøder
Golfmanager aflægger på hvert bestyrelsesmøde beretning om:

• Aktiviteter siden sidste bestyrelsesmøde.
• Aktiviteter i den kommende periode.
• Nye opgaver eller tiltag.

Golfmanager orienterer om særlige forhold, ligesom der kan stilles spørgsmål til bestyrelsen og omvendt.

10. Regnskab og økonomi
Kasserer udarbejder økonomirapporter til bestyrelsen alt efter behov, dog minimum halvårlig og helårlig.

De enkelte formænd for udvalgene har ansvaret for eget område. Formændene har ansvaret for det driftsbudget, der er afsat i budgettet, i samarbejde med de ansatte i Ribe Golf Klub. Kasserer skal have dialog med hver eneste udvalgsformand om udvalgets budget.

Kasserer, golfmanager og greenkeeper udarbejder i fællesskab budget for det kommende regnskabsår, som forelægges bestyrelsen til godkendelse.

Kasserer udarbejder – efter samråd med formand – udkast til årsregnskab senest med udgangen af januar i det efterfølgende år, således at materialet kan være færdigt til generalforsamlingen.

Årsregnskabet behandles herefter af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, hvorunder bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægterne og gældende lovgivning.

11. Tavshedspligt
Bestyrelsens medlemmer, bestyrelsessuppleant og golfmanager har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de erfarer under udførelse af deres funktioner i klubben.